Guide de prise en main

1. Qui utilise quoi

Deux outils, un seul compte par personne : le même identifiant ouvre le site ou l'application, selon le rôle.

2. Mettre l'école en route, dans l'ordre

L'ordre compte : chaque étape s'appuie sur la précédente. Suivez-le une fois, et l'année suivante ne demandera que quelques minutes.

1. Créer l'année scolaire Cochez « actif ». Mettez une date de début qui couvre vraiment votre rentrée : les appels et les épreuves faits avant cette date ne remonteront pas aux familles. Académique › Années scolaires
2. Créer les niveaux 7^e année, 8^e année… Le champ « ordre » range les classes dans les listes, du plus petit au plus grand. Académique › Niveaux
3. Créer les classes Un niveau, une lettre (A, B…) et l'année scolaire. Académique › Classes
4. Créer les matières Indiquez le coefficient par défaut : il sera repris dans les bulletins. Académique › Matières
5. Créer les enseignants La fiche de l'enseignant, avec son matricule et sa spécialité. Voir le point 3 pour lui donner l'accès à l'application. Comptes › Enseignants
6. Confier les classes aux enseignants Une ligne par couple classe + matière. C'est cette ligne qui ouvre l'application à l'enseignant : sans elle, il se connecte sur un écran vide. Académique › Affectations enseignants
7. Enregistrer les élèves Le dossier de l'élève : identité, date de naissance, photo. Le matricule est attribué automatiquement. Élèves › Élèves
8. Affecter chaque élève à une classe C'est l'affectation de l'année. Elle déclenche la facturation des frais déjà créés pour cette classe. Un élève sans affectation n'a ni bulletin ni facture. Élèves › Affectations en classe
9. Créer les frais scolaires Par classe. Les factures des élèves sont générées aussitôt. Voir le détail des trois types au point 5. Finances › Frais & paiements
10. Créer les épreuves Trimestre, composition, devoir… avec sa date butoir : passé ce jour, les enseignants ne peuvent plus modifier leurs notes. Évaluations › Épreuves & notes

3. Donner l'accès aux enseignants

Trois éléments doivent exister, dans cet ordre. C'est ici que se produisent la plupart des blocages.

1. Le compte de connexion Rôle « Enseignant », avec un identifiant et un mot de passe. Comptes › Utilisateurs › Ajouter
2. La fiche enseignant, rattachée au compte Dans le formulaire du compte, le champ « Fiche enseignant » relie les deux. Laissez « Créer une fiche à ce nom » si elle n'existe pas encore.
3. Les affectations Une par classe et par matière confiée. Académique › Affectations enseignants

Ce que l'enseignant voit, et rien d'autre

Ses classes, leurs élèves, ses propres matières, l'appel de ses classes. Ni les finances, ni les comptes, ni les élèves des autres classes. Les bulletins complets et l'organisation des épreuves restent à la direction.

4. Donner l'accès aux parents

1. Créer le compte du parent Rôle « Parent / Tuteur ». Son numéro de téléphone sert à le reconnaître. Comptes › Utilisateurs › Ajouter
2. Le relier à son ou ses enfants Une ligne par enfant, avec le lien de parenté. Élèves › Liens élève / tuteur
3. Lui remettre l'application Il s'y connecte avec le même identifiant et le même mot de passe.

Un parent voit alors, pour chacun de ses enfants : les notes et les bulletins (téléchargeables), les présences, les frais et les paiements, et il reçoit les notifications de l'école.

5. Le travail de tous les jours

L'appel

Choisissez la classe et le jour, marquez les absents et les retards, enregistrez. Les parents concernés sont prévenus aussitôt, avec le motif si vous l'indiquez. Un enseignant ne voit que ses classes ; la surveillance et la direction les voient toutes.

Les notes

Ouvrez l'épreuve, puis la matière : toute la classe tient sur un écran, une ligne par élève, avec la note de classe et la note de composition. La moyenne, le rang et la mention se calculent seuls. Quand toutes les matières d'un élève sont notées, son bulletin est annoncé aux parents.

Passé la date butoir de l'épreuve, l'enseignant ne peut plus rien modifier : les bulletins sont édités. La direction, elle, peut encore corriger.

Les frais et les paiements

Trois types de frais, selon ce que vous facturez :

Pour exempter un élève des droits d'inscription (réinscription, enfant du personnel), décochez « Frais d'inscription applicables » sur son affectation en classe. Sa facture disparaît — sauf si elle a déjà reçu un paiement, auquel cas elle est conservée et vous êtes prévenu.

Les dépenses et le bilan

Enregistrez les sorties d'argent (salaires, loyer, électricité…) au fil de l'eau : le bilan annuel affiche alors les recettes encaissées, les dépenses par catégorie, le résultat, et la trésorerie mois par mois. Réservé à la direction et à la comptabilité.

6. L'application sur le téléphone

1. Installer Ouvrez le fichier d'installation reçu et autorisez « Installer des applications inconnues » si Android le demande.
2. Se connecter Même identifiant et même mot de passe que sur le site. L'adresse du serveur est déjà renseignée.
3. Accepter les notifications Android le demande au premier lancement. En cas de refus, rien ne s'affichera : on peut le rétablir dans l'écran « Réglage des notifications » de l'application.

Les avis sont classés par famille — absences et retards, épreuves et bulletins, paiements et frais, annonces de l'école — et chacune se règle séparément dans le téléphone : couper les annonces ne fait pas perdre les absences.

7. Ça ne marche pas comme prévu